מהנתונים לשקף בישיבה
איסוף מהגיליון, זיהוי החריגים, מסמך הסבר ומצגת קצרה — הכול מתבנית קבועה שנשמרת ב-Drive ומועתקת בכל שבוע.
התהליך הנפוץ ביותרסדנת כלי · שלוש שעות
סדנת Google Workspace עם AI
סדנת Google Workspace עם AI לוקחת תהליך עבודה אחד שהצוות שלכם מבצע כל שבוע, ובונה אותו מחדש מקצה לקצה בתוך Workspace — מהמייל הנכנס, דרך המסמך והגיליון, ועד המצגת שמוצגת בישיבה. הכול בסביבה אחת, בלי ייצוא ובלי כלי חיצוני.
מה יוצא מזההצוות יוצא עם תהליך אחד מתועד שרץ מקצה לקצה בתוך Workspace, ועם תבניות שמורות ב-Drive שאפשר להעתיק לתהליכים נוספים.
3 שעותתהליך שלםבתוך Workspaceתבניות שנשארות
רקע
ההבדל בין להכיר כלי לבין להריץ תהליך
רוב הסדנאות עוברות אפליקציה־אפליקציה: ככה עובדים ב-Gmail, ככה ב-Docs, ככה ב-Sheets. המשתתפים יוצאים מרשימים, ושבוע אחר כך לא זוכרים איפה להתחיל. הסיבה פשוטה: העבודה האמיתית לא מסודרת לפי אפליקציות, היא מסודרת לפי תהליכים — והתהליך עובר בין ארבע אפליקציות בלי לשאול אף אחד.
הסדנה הזאת הפוכה. אנחנו בוחרים לפני המפגש תהליך אחד אמיתי שחוזר אצלכם כל שבוע — דוח לקוח, סיכום ישיבת הנהלה, טיפול בפנייה חוזרת, הכנת הצעת מחיר — ובונים אותו מחדש מההתחלה ועד הסוף. Gemini נכנס בכל נקודה שבה הוא חוסך זמן, ולא נכנס בנקודות שבהן הוא רק מוסיף בדיקה.
התוצר הוא לא ידע כללי אלא נכס: תבניות שמורות ב-Drive, מסמך תהליך שאפשר להעביר לעובד חדש, ושתי נקודות שבהן החלטתם במפורש שאדם נשאר בלולאה.
מבנה הסדנה
מה עושים בפועל
שלוש שעות מחולקות לשלושה חלקים. בכל חלק יש הסבר קצר ואחריו תרגול על חומר אמיתי שלכם — לא הרצאה של שלוש שעות עם תרגיל בסוף.
שעה ראשונההקלט
- מהמייל הנכנס למשימה מוגדרת: סיכום, חילוץ דרישות, תיוג
- איסוף החומרים מ-Drive והחלטה מה רלוונטי ומה רעש
- מה חייב עין אנושית כבר בשלב הזה
שעה שנייההעיבוד
- Docs: מסמך העבודה, בתבנית קבועה ולא בכל פעם מחדש
- Sheets: המספרים, החריגים וההסבר שלהם
- תיקוף: איפה בודקים שהפלט נכון לפני שהוא ממשיך
שעה שלישיתהפלט והתיעוד
- Slides: המצגת מתוך המסמך שכבר נבנה
- שמירת התבניות ב-Drive והרשאות הצוות עליהן
- מסמך תהליך: מי מריץ, מתי, ומה עושים כשמשהו נראה מוזר
לפני המפגש: בוחרים יחד תהליך אחד שחוזר שבועית ומעניין את כל המשתתפים, ואוספים דוגמה אמיתית שלו — מייל, קבצים ופלט אחרון. הדוגמה הזאת היא חומר הגלם של הסדנה.
דוגמאות
תהליכים שבנינו בסדנאות
אלה דוגמאות מסדנאות קודמות. אצלכם הן ייראו אחרת, כי הן נבנות על התהליכים שעולים במיפוי שלפני המפגש.
דוח שבועי
הצעת מחיר
מפנייה למסמך מוכן
מייל נכנס, חילוץ הדרישות, טיוטת הצעה על בסיס התבנית הארגונית, ובדיקת תמחור מול הגיליון — עם עצירה מפורשת לאישור אנושי.
מתאים למכירותסיכום הנהלה
מהפגישה למשימות
סיכום מ-Meet, חילוץ ההחלטות והאחראים, ומסמך מעקב שמתעדכן — בלי שמישהו יושב לתמלל.
מתאים ללשכה ולמנהליםהפרטים
מה שכדאי לדעת מראש
כל מה שנשאלים לפני שסוגרים תאריך, במקום אחד. אם משהו כאן לא מתאים לכם — אפשר להתאים, ונאמר את זה בשיחה.
- פורמט
- 3 שעותפרונטלי במשרדי הארגון או אונליין
- דרישות קדם
- איןלא נדרש רקע טכני
- מיקוד
- תהליך אחדנבחר מראש יחד איתכם
- רישוי
- Business Standard ומעלהכדי ש-Gemini יהיה זמין לרוחב האפליקציות
- מידע
- נשאר ב-Drive שלכםלא מייצאים לשום כלי חיצוני
- תוצר
- תבניות ומסמך תהליךשאפשר להעביר לעובד חדש
מיקוד
במה הסדנה הזאת שונה מהאחרות
| סדנה | המיקוד | התוצר | מתי לבחור בה |
|---|---|---|---|
| Gemini ו-Gemini Notebook | הכלים עצמם, לעומק | מחברת ידע ושני תהליכים אישיים | כשהצוות עוד לא מכיר את הכלים |
| Workspace עם AI (הסדנה הזאת) | תהליך אחד מקצה לקצה | תבניות ומסמך תהליך מחלקתי | כשמכירים את הכלים ולא מצליחים להטמיע |
| פרודוקטיביות ואוטומציה | חיבור בין כלים ותהליכים שרצים לבד | אוטומציה ראשונה שעובדת | כשהתהליך כבר מוגדר ורוצים שירוץ בלי אדם |
למי זה מתאים
מי צריך לשבת בחדר
הסדנה עובדת הכי טוב כשבחדר יושבים אנשים שחולקים את אותם תהליכים. אלה הקבוצות שרואות ממנה הכי הרבה:
- צוות שלם שמבצע יחד את אותו תהליך שבועי
- מחלקות שכבר עשו סדנת היכרות ולא הטמיעו כלום
- ארגונים שרוצים תבניות ולא השראה
- מנהלי צוותים שצריכים להסביר את התהליך לעובד חדש
למה אנחנו מתעקשים על תהליך אחד
אפשר לכסות חמישה תהליכים בשלוש שעות ולא לסיים אף אחד. אנחנו מעדיפים לסיים אחד — כי תהליך שהושלם, תועד ונשמר, הוא תבנית שהצוות מעתיק לבד לתהליכים הבאים.
הצוותים שהצליחו הכי הרבה אחרי הסדנה הם אלה שיצאו עם דבר אחד עובד, לא עם שישה חצי־עובדים.
שאלות שחוזרות
על סדנת Workspace עם AI
במה זה שונה מסדנת Gemini?
סדנת Gemini מלמדת את הכלים — מה הם עושים ואיך. הסדנה הזאת לוקחת תהליך עבודה אחד שכבר קיים אצלכם ובונה אותו מחדש מקצה לקצה. אם הצוות עוד לא מכיר את הכלים, כדאי להתחיל בסדנת Gemini.
איך בוחרים את התהליך?
בשיחת המיפוי לפני המפגש. מחפשים תהליך שחוזר לפחות שבועית, שמעורבים בו רוב המשתתפים, ושלא נוגע במידע שאסור להעלות. אם יש שניים מתאימים — בוחרים את זה שכואב יותר.
צריך תוכנית Workspace בתשלום?
כן, ורצוי Business Standard ומעלה. ב-Business Starter הגישה ל-Gemini מוגבלת בעיקר ל-Gmail ול-Vids, וחלק גדול מהתהליך לא יהיה ניתן לבנייה.
מה נשאר אחרי הסדנה?
תבניות שמורות ב-Drive שלכם ומסמך תהליך שמתאר מי מריץ מה ומתי. הכול בחשבון שלכם, בלי תלות בנו ובלי מפתח שאנחנו מחזיקים.
אפשר להעביר את זה למחלקות נוספות?
כן, וזו בדיוק הכוונה. התבנית והמסמך בנויים כדי שמחלקה שנייה תוכל להעתיק אותם ולהתאים. ארגונים שרוצים ללוות את ההעתקה הזאת בוחרים בקורס מובילי AI.
מה אם התהליך שלנו עובר גם במערכות אחרות?
זה נפוץ — CRM, מערכת פניות, ERP. בסדנה נסמן את נקודות המעבר ונבנה את מה שאפשר בתוך Workspace. חיבור אמיתי למערכות האלה הוא כבר פרויקט הטמעה.
כמה משתתפים?
עדיף צוות שלם שמבצע את אותו תהליך, ולא נציגים ממחלקות שונות. כשכולם בחדר מכירים את התהליך, שלוש השעות מספיקות לסיים אותו.
מסלולים סמוכים
מה בא אחרי, או במקום
אפשר להזמין את הסדנה הזאת לבד, ואפשר לשלב אותה במסלול. בשני המקרים היא רצה על הכלים והתהליכים של הארגון שלכם.
צעד ראשון
איזה תהליך אצלכם חוזר כל שבוע?
ספרו לנו מה חוזר, ונבדוק יחד אם אפשר לבנות אותו מחדש בשלוש שעות.